Zašto je izbor pravog štampača važan za malu firmu?
Mnoge male firme prilikom kupovine štampača naprave istu grešku – biraju uređaj samo na osnovu početne cene.
Na prvi pogled, jeftiniji model može delovati kao dobra investicija. Međutim, stvarni troškovi kancelarijske štampe ne zavise samo od cene uređaja, već i od:
- cene tonera;
- broja stranica koje uređaj može da odštampa;
- učestalosti servisa;
- vremena izgubljenog zbog zastoja.
Za malu firmu svaki prekid rada može predstavljati problem. Kada zaposlenima treba dokumentacija za klijenta, ugovor ili račun, štampač mora biti pouzdan i spreman za rad.
Zato je važno izabrati uređaj koji odgovara stvarnim potrebama poslovanja.
1. Procenite koliko vaša firma zaista štampa
Prvo pitanje pre kupovine treba da bude:
Koliko stranica mesečno zaista štampamo?
Nije isti izbor za:
- kancelariju sa 2–3 zaposlena;
- firmu sa 10–20 korisnika;
- kompaniju gde više odeljenja svakodnevno koristi isti uređaj.
Pre kupovine procenite:
- prosečan broj odštampanih stranica mesečno;
- broj korisnika;
- vrstu dokumenata koji se najčešće štampaju.
Ako uređaj stalno radi iznad svojih mogućnosti, dolazi do:
- sporijeg rada;
- češćih zamena potrošnog materijala;
- kraćeg životnog veka.
2. Izaberite između laserskog i inkjet štampača
Jedna od prvih odluka jeste izbor tehnologije štampe.
Laserski štampači za male firme
Laserski štampači su najčešći izbor za poslovno okruženje.
Prednosti:
- velika brzina štampe;
- odličan kvalitet teksta;
- ekonomičniji rad kod većeg obima;
- pouzdanost.
Za firme koje uglavnom štampaju:
- ugovore;
- račune;
- izveštaje;
- poslovnu dokumentaciju,
laserski uređaj je često bolje rešenje.
Inkjet štampači za male firme
Inkjet uređaji mogu biti dobar izbor kada je važan kvalitet kolor štampe.
Koriste se za:
- prezentacije;
- marketinške materijale;
- grafiku.
Međutim, kod većeg obima poslovne štampe laserski uređaji uglavnom nude niži trošak po stranici.
3. Da li vam je potreban multifunkcijski štampač?
Za mnoge male firme multifunkcijski uređaj predstavlja najpraktičnije rešenje.
Jedan uređaj omogućava:
- štampanje;
- skeniranje;
- kopiranje;
- digitalizaciju dokumenata.
Prednosti:
- manje uređaja u kancelariji;
- manje prostora;
- jednostavnije održavanje.
Ako zaposlenima često treba skeniranje ugovora, računa ili dokumenata, multifunkcijski štampač može značajno ubrzati rad.
4. Obratite pažnju na troškove štampe, ne samo cenu uređaja
Najveća greška prilikom kupovine je gledanje samo početne cene.
Jeftiniji uređaj može imati:
- skuplji toner;
- manji kapacitet;
- češće održavanje.
Prava računica uključuje ukupan trošak korišćenja.
Cena tonera
Toner je jedan od najvećih troškova tokom životnog veka uređaja.
Važno je proveriti:
- kapacitet tonera;
- broj stranica;
- cenu po stranici.
Trošak po stranici
Profesionalni uređaj često ima veću cenu na početku, ali niži trošak tokom godina korišćenja.
Servis i održavanje
Pouzdan uređaj smanjuje:
- prekide rada;
- dodatne troškove;
- gubitak vremena zaposlenih.
5. Koje funkcije treba da ima kancelarijski štampač?
Duplex štampa
Automatska obostrana štampa smanjuje potrošnju papira i troškove.
Ethernet (mrežno), WiFi i mobilno povezivanje
Omogućavaju jednostavniji rad zaposlenih.
Bezbednost dokumenata
Savremeni poslovni uređaji nude funkcije zaštite poverljivih informacija.
Automatsko naručivanje tonera
Pametni uređaji mogu pratiti potrošnju i smanjiti rizik od prekida rada.
6. Koji kancelarijski štampač je pravi izbor za malu firmu?
Ne postoji jedan model koji odgovara svima.
Za manju firmu važni kriterijumi su:
- broj korisnika;
- količina štampe;
- potreba za skeniranjem;
- budžet.
Profesionalni modeli kompanija Kyocera i Epson nude različita rešenja za male i srednje poslovne korisnike.
Ukoliko želite da pogledate dostupne modele i pronađete uređaj prema potrebama vaše firme, pogledajte našu ponudu kancelarijskih štampača za firme.
Ne znate koji kancelarijski štampač odgovara vašoj firmi?
Dobijte preporuku stručnjaka prema broju korisnika, obimu štampe i vašem budžetu.
Najčešće greške pri kupovini kancelarijskog štampača
- Kupovina bez servisne podrške
- Kupovina najjeftinijeg uređaja
- Ignorisanje budućeg rasta firme
- Zanemarivanje troškova tonera
Često postavljana pitanja o kancelarijskim štampačima
Koji je najbolji štampač za malu firmu?
Najbolji štampač za malu firmu zavisi od broja zaposlenih, količine štampe i vrste dokumenata koji se najčešće koriste. Za većinu malih firmi dobar izbor su laserski ili multifunkcijski laserski štampači jer nude brzu štampu, pouzdan rad i niži trošak po stranici kod svakodnevne poslovne upotrebe.
Prilikom izbora treba obratiti pažnju na mesečni obim štampe, cenu tonera, mogućnost skeniranja i kopiranja, kao i dostupnost servisa i podrške.
Da li je laserski štampač bolji izbor za poslovanje?
Za većinu kancelarija laserski štampači predstavljaju bolje rešenje jer su namenjeni većem obimu rada i svakodnevnom štampanju poslovne dokumentacije. Prednosti laserskih uređaja su velika brzina, oštar kvalitet teksta, dug vek trajanja tonera i pouzdan rad.
Inkjet štampači mogu biti odgovarajući izbor za firme kojima je prioritet kvalitet kolor štampe, ali za fakture, ugovore, izveštaje i drugu poslovnu dokumentaciju laserski uređaji su često ekonomičniji izbor.
Koliko košta održavanje kancelarijskog štampača?
Troškovi održavanja kancelarijskog štampača zavise od modela uređaja, količine štampe i cene potrošnog materijala. Najveći deo troškova obično predstavljaju toner, rezervni delovi i servis.
Prilikom kupovine nije važno gledati samo početnu cenu uređaja, već ukupan trošak korišćenja tokom nekoliko godina. Profesionalni kancelarijski štampač često ima veću početnu cenu, ali može doneti značajne uštede kroz niži trošak štampe i manji broj servisnih intervencija.
Koliko stranica mesečno može da odštampa kancelarijski štampač?
Kapacitet zavisi od klase uređaja. Manji kancelarijski modeli namenjeni su manjim obimima štampe, dok su profesionalni poslovni uređaji projektovani za hiljade ili više stranica mesečno.
Pre kupovine važno je proceniti prosečan mesečni obim štampe kako bi se izabrao uređaj koji može pouzdano da odgovori potrebama firme bez preopterećenja.
Da li je multifunkcijski štampač dobar izbor za malu firmu?
Multifunkcijski štampač je često veoma praktično rešenje za male firme jer objedinjuje više funkcija u jednom uređaju: štampanje, skeniranje i kopiranje.
Prednosti su ušteda prostora, jednostavnije održavanje i efikasniji rad zaposlenih. Posebno je koristan firmama koje svakodnevno rade sa ugovorima, računima i drugom dokumentacijom koju je potrebno skenirati ili kopirati.
Da li treba kupiti skuplji profesionalni štampač ili je dovoljan jeftiniji model?
Izbor zavisi od potreba firme. Jeftiniji uređaj može biti dovoljan za povremenu štampu manjeg obima, ali kod svakodnevnog poslovnog korišćenja profesionalni model često predstavlja isplativiju investiciju.
Skuplji poslovni štampači obično nude veću brzinu, duži radni vek, niži trošak po stranici, naprednije funkcije i bolju podršku, što dugoročno može smanjiti ukupne troškove poslovanja.
Koje funkcije treba da ima kancelarijski štampač?
Dobar kancelarijski štampač treba da odgovara načinu rada firme, ali neke funkcije su posebno korisne:
- automatska obostrana štampa (duplex);
- mrežno povezivanje i WiFi;
- mogućnost mobilne štampe;
- skeniranje i kopiranje kod multifunkcijskih modela;
- zaštita poverljivih dokumenata;
- jednostavno upravljanje tonerom i potrošnim materijalom.
Ove funkcije povećavaju produktivnost i olakšavaju svakodnevni rad zaposlenih.
Kako da znam koji kancelarijski štampač odgovara mojoj firmi?
Da biste izabrali pravi uređaj, potrebno je analizirati nekoliko faktora:
- koliko ljudi će koristiti štampač;
- koliko stranica mesečno štampate;
- da li vam je potrebna kolor ili crno-bela štampa;
- da li vam treba skeniranje i kopiranje;
- koliki budžet imate za kupovinu i održavanje.
Ako niste sigurni koji uređaj odgovara vašim potrebama, stručna preporuka može pomoći da izbegnete kupovinu neadekvatnog modela i nepotrebne troškove.