Kako izabrati najbolji štampač za kancelariju?
U modernom poslovanju štampač više nije samo uređaj koji prenosi dokument sa računara na papir. Za mnoge firme on je važan deo svakodnevnog procesa rada – od pripreme ugovora i računa, preko interne dokumentacije, do komunikacije sa klijentima.
Međutim, izbor odgovarajućeg kancelarijskog štampača često nije jednostavan.
Na tržištu postoji veliki broj modela različitih proizvođača, sa različitim brzinama štampe, funkcijama i cenama. Najjeftiniji uređaj na prvi pogled može izgledati kao dobra kupovina, ali dugoročni troškovi tonera, održavanja i prekida rada često pokažu drugačiju računicu.
Zato najbolji štampači za kancelariju nisu nužno oni sa najnižom početnom cenom, već oni koji odgovaraju potrebama vašeg poslovanja, obimu štampe i zahtevima zaposlenih.
U ovom vodiču objasnićemo:
- koje vrste kancelarijskih štampača postoje;
- kako odabrati pravi model za firmu;
- koje funkcije su najvažnije;
- koliko zaista košta štampa;
- kada se isplati profesionalni uređaj.
Za male firme izbor uređaja često zavisi od obima rada i budžeta. Pogledajte naš vodič kako odabrati kancelarijski štampač za malu firmu.
Zašto je izbor kancelarijskog štampača važan?
Svaka kancelarija ima različite potrebe.
Mala firma sa nekoliko zaposlenih možda štampa nekoliko stotina stranica mesečno, dok veće kompanije mogu imati potrebu za hiljadama ili desetinama hiljada stranica.
Pogrešan izbor uređaja može dovesti do:
- sporog rada zaposlenih;
- čestih zamena tonera;
- povećanih troškova štampe;
- zastoja u radu;
- dodatnog opterećenja IT službe.
Sa druge strane, pravi kancelarijski štampač omogućava:
- bržu obradu dokumenata;
- niži trošak po odštampanoj stranici;
- veću produktivnost zaposlenih;
- bolju kontrolu troškova;
- sigurniju obradu poslovnih podataka.
Koje vrste štampača postoje za kancelariju?
Pre nego što izaberete uređaj, važno je razumeti osnovne kategorije.
Laserski štampači – izbor za poslovno okruženje
Laserski štampači su najčešći izbor za kancelarije koje imaju potrebu za većim obimom štampe.
Njihove glavne prednosti su:
- velika brzina štampe;
- visok kvalitet teksta;
- niži trošak po stranici;
- pouzdan rad tokom dužeg perioda.
Posebno su pogodni za firme koje svakodnevno štampaju:
- fakture;
- ugovore;
- izveštaje;
- poslovnu dokumentaciju.
Profesionalni laserski modeli kompanija Kyocera i Epson nude rešenja prilagođena različitim veličinama poslovanja.
Inkjet štampači – kada su dobar izbor?
Iako su laserski uređaji dominantni u poslovnom okruženju, inkjet modeli mogu biti korisni u određenim situacijama.
Najčešće se koriste kada je potrebno:
- štampanje kvalitetnih fotografija;
- kolor prezentacije;
- marketinški materijali.
Za kancelarije sa velikim brojem tekstualnih dokumenata laserski uređaji uglavnom nude ekonomičnije rešenje.
Multifunkcijski štampači – više funkcija u jednom uređaju
Multifunkcijski štampači objedinjuju:
- štampanje;
- skeniranje;
- kopiranje;
- često i slanje dokumenata.
Za većinu kancelarija ovo je praktičnije rešenje jer jedan uređaj zamenjuje više pojedinačnih uređaja.
Prednosti multifunkcijskih uređaja:
- ušteda prostora;
- jednostavnije održavanje;
- centralizovana kontrola dokumenata;
- veća efikasnost zaposlenih.
Kako izabrati najbolji štampač za kancelariju?
1. Procena mesečnog obima štampe
Prvo pitanje koje treba postaviti jeste:
Koliko stranica vaša firma štampa mesečno?
Nije isto da li uređaj treba da odštampa:
- 500 stranica mesečno;
- 5.000 stranica mesečno;
- 50.000 stranica mesečno.
Za mali obim štampe dovoljan je jednostavniji model.
Za veći obim potrebno je profesionalno rešenje koje može da izdrži svakodnevno opterećenje.
2. Brzina štampe
Vreme zaposlenih je jedan od najvažnijih resursa firme.
Ako više osoba koristi isti uređaj, spora štampa može stvarati nepotrebna čekanja.
Kod profesionalnih kancelarijskih štampača brzina se meri brojem stranica u minuti (ppm).
Za manje kancelarije često su dovoljni modeli srednje brzine.
Za veće timove preporučuju se uređaji sa većim kapacitetom i većom brzinom rada.
3. Trošak štampe po stranici
Jedna od najvećih grešaka prilikom kupovine jeste gledanje samo početne cene uređaja.
Prava računica uključuje:
- cenu tonera;
- broj stranica koje toner može da odštampa;
- servis;
- rezervne delove;
- vek trajanja uređaja.
Profesionalni štampač može imati višu početnu cenu, ali tokom nekoliko godina korišćenja često donosi značajnu uštedu.
4. Bezbednost poslovnih dokumenata
Bezbednost štampe postaje sve važnija tema.
Kancelarijski štampači svakodnevno obrađuju:
- finansijske podatke;
- ugovore;
- lične podatke;
- interne dokumente.
Savremeni uređaji nude funkcije kao što su:
- kontrola pristupa korisnicima;
- zaštita memorije uređaja;
- sigurna štampa dokumenata;
- upravljanje pravima korišćenja.
Za kompanije koje rade sa poverljivim informacijama ovo može biti veoma važan kriterijum.
5. Automatsko naručivanje tonera
Jedan od najčešćih problema u kancelarijama jeste situacija kada toner nestane upravo kada je najpotrebniji.
Pametni kancelarijski štampači mogu pratiti stanje potrošnog materijala i omogućiti automatsko naručivanje tonera.
Prednosti:
- nema neočekivanih prekida;
- manje administracije;
- jednostavnije održavanje.
Koji brendovi nude najbolje kancelarijske štampače?
Kyocera kancelarijski štampači
- dugim radnim vekom;
- ekonomičnom štampom;
- pouzdanošću;
- niskim troškovima održavanja.
Posebno su popularni modeli za firme koje imaju kontinuirane potrebe za štampom.
Epson kancelarijski štampači
Epson poslovna rešenja nude:
- visok kvalitet štampe;
- energetsku efikasnost;
- napredne funkcije povezivanja;
- modele za različite veličine firmi.
Najčešće greške pri kupovini kancelarijskog štampača
Kupovina najjeftinijeg modela
Najniža cena često znači:
- skuplji toner;
- kraći vek uređaja;
- veće troškove održavanja.
Ignorisanje budućih potreba firme
Firma koja danas štampa 1.000 stranica mesečno možda će za godinu dana imati duplo veće potrebe.
Dobro rešenje treba da prati razvoj poslovanja.
Zanemarivanje servisa i podrške
Pouzdan dobavljač nije važan samo prilikom kupovine.
Važno je imati podršku kada je potrebno:
- održavanje;
- zamena potrošnog materijala;
- tehnička pomoć.
Koliko košta dobar kancelarijski štampač?
Cena zavisi od:
- brzine uređaja;
- funkcija;
- kapaciteta;
- proizvođača;
- očekivanog obima rada.
Za malu kancelariju odgovaraju jednostavniji modeli.
Za kompanije koje svakodnevno štampaju veliki broj dokumenata isplativije je investirati u profesionalni uređaj.
Najvažnije pitanje nije:
„Koliko košta štampač?“
Već:
„Koliko će nas koštati štampa tokom narednih nekoliko godina?“
Često postavljana pitanja o kancelarijskim štampačima
Koji je najbolji štampač za malu firmu?
Najbolji štampač za malu firmu zavisi od broja zaposlenih, količine štampe i vrste dokumenata koji se najčešće koriste. Za firme koje štampaju uglavnom poslovnu dokumentaciju, laserski multifunkcijski štampači predstavljaju najčešće rešenje zbog brzine, pouzdanosti i nižeg troška po stranici.
Kod izbora uređaja važno je uzeti u obzir mesečni obim štampe, cenu tonera, mogućnost skeniranja i kopiranja, kao i dostupnost servisa i podrške.
Da li je laserski štampač bolji za kancelariju?
Za većinu kancelarija laserski štampači predstavljaju praktičniji izbor jer su projektovani za veći obim rada. Njihove prednosti su brza štampa, oštar tekst, duži vek trajanja tonera i pouzdan rad tokom svakodnevnog korišćenja.
Inkjet modeli mogu biti dobar izbor kada je prioritet kolor štampa fotografija ili promotivnih materijala, ali za standardnu poslovnu dokumentaciju laserski uređaji često nude ekonomičnije rešenje.
Koliko traje toner za kancelarijski štampač?
Trajanje tonera zavisi od modela štampača, kapaciteta tonera i količine štampe. Standardni toneri mogu odštampati nekoliko hiljada stranica, dok profesionalni poslovni uređaji koriste tonere većeg kapaciteta namenjene intenzivnijem radu.
Prilikom kupovine nije dovoljno gledati samo cenu tonera, već i broj stranica koje toner može da odštampa. Tako se dobija realan trošak štampe po stranici.
Da li se isplati kupiti skuplji poslovni štampač?
U mnogim slučajevima da. Iako profesionalni kancelarijski štampači imaju veću početnu cenu, oni često donose niže troškove tokom celog perioda korišćenja.
U računicu treba uključiti:
- cenu tonera;
- broj stranica koje uređaj može da odštampa;
- troškove održavanja;
- vreme izgubljeno zbog kvarova;
- vek trajanja uređaja.
Zbog toga skuplji model često predstavlja dugoročnu uštedu, a ne dodatni trošak.
Koliko stranica mesečno može da odštampa kancelarijski štampač?
Kapacitet zavisi od klase uređaja. Manji modeli namenjeni malim kancelarijama mogu obraditi nekoliko stotina do nekoliko hiljada stranica mesečno, dok profesionalni poslovni modeli mogu bez problema raditi sa znatno većim obimom štampe.
Pre kupovine važno je izabrati uređaj čiji je preporučeni mesečni obim rada prilagođen potrebama firme.
Da li kancelarijski štampači mogu da zaštite poverljive dokumente?
Savremeni kancelarijski štampači nude različite funkcije bezbednosti koje pomažu u zaštiti poslovnih podataka.
To mogu biti:
- sigurna štampa uz autentifikaciju korisnika;
- kontrola pristupa uređaju;
- zaštita memorije;
- upravljanje pravima korisnika.
Ove funkcije su posebno važne kompanijama koje rade sa finansijskim, pravnim ili ličnim podacima.
Da li je multifunkcijski štampač bolji izbor za kancelariju?
Za veliki broj firmi jeste, jer jedan uređaj objedinjuje štampanje, skeniranje i kopiranje. Time se štedi prostor, pojednostavljuje održavanje i zaposlenima omogućava efikasniji rad sa dokumentima.
Za kancelarije koje svakodnevno rade sa papirnom dokumentacijom multifunkcijski uređaj često predstavlja praktičnije rešenje od više odvojenih uređaja.
Kako izabrati između Kyocera i Epson kancelarijskih štampača?
Izbor zavisi od potreba firme. Kyocera modeli su poznati po dugotrajnosti, ekonomičnosti i rešenjima za veći obim štampe, dok Epson poslovni uređaji nude napredne tehnologije štampe i efikasna rešenja za različite tipove kancelarija.
Najbolji izbor je model koji odgovara vašem broju korisnika, količini štampe i zahtevima poslovanja.
Zaključak: Najbolji štampač je onaj koji odgovara vašem poslovanju
Zatražite preporuku i ponudu
Izbor najboljeg štampača za kancelariju zavisi od vaših potreba, a ne samo od cene uređaja.
Pravi model treba da obezbedi:
✓ brzu i pouzdanu štampu
✓ nizak trošak po stranici
✓ sigurnost poslovnih dokumenata
✓ jednostavno održavanje
✓ dugoročnu vrednost investicije
Ako tražite pouzdano rešenje za svoju firmu, stručni tim Mateh može vam pomoći da izaberete odgovarajući Kyocera ili Epson kancelarijski štampač prema vašem obimu rada i budžetu.
Kontaktirajte nas i pronađite uređaj koji će vašoj kancelariji doneti brži rad, manje troškove i sigurniju štampu.